スター農家ラボ(ブログ)

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チームでやろう!継続するデータ入力体制作りとは?

みなさん、こんにちは。スター農家クラウド開発責任者の松永です。

昼と夜の寒暖差が激しくなってきました。私は朝型人間で始発電車に乗って会社に行っています。
出社時は自宅から2km離れた駅まで原チャリで通っています。お昼の気温に合わせた服装をしているので、11月になって朝の気温が下がり、毎回寒気で死にそうな思いをしてます(笑)12月~2月は更に寒くなるので、駅まで徒歩で行くか、原チャリで行くかを今悩んでいます。

さて本題です。
スター農家クラウドの売上データ活用についての第4回目のテーマは「継続するデータ入力体制作り」です。
データ活用をテーマで本ブログを書こうと思っていましたが、そもそものデータが溜まらないなと思い内容を変更しました。
またその背景としては「スタッフにデータ入力を依頼したけど続かない」「経営者がデータ入力をやらなくてよい環境を作りたい」などのご相談がよくあるからです。
私自身のこれまでの経験を振り返るという意味で、「継続するデータ入力体制作り」のポイントをご紹介したいと思います。是非ご参考ください。

目次[非表示]

  1. 1.「継続するデータ入力体制作り」のポイント
    1. 1.1.①データ蓄積はトップが覚悟を持つ
    2. 1.2.②データ推進チームを作る
    3. 1.3.③単純作業は外部委託してみましょう!
    4. 1.4.④データ蓄積の初めの一歩は手書きでもOK
    5. 1.5.⑤仕事PCに投資する
    6. 1.6.⑥エクセルの入力ルールについて学ぶ
    7. 1.7.⑦システムはデータのインポート機能があるものを選ぶ
  2. 2.2.さいごに

「継続するデータ入力体制作り」のポイント

①データ蓄積はトップが覚悟を持つ

まず一番伝えたいことです。データ蓄積は、農業でいうと「土づくり」です。
質の良い意思決定をスピード感持って行う土台作りを行うには、2~3年は結果が出るのに時間が掛かります。なので現場スタッフへデータ入力の丸投げだけは絶対にやめましょう!

②データ推進チームを作る

スター農家クラウドの活用ご支援の現場では、経営者が請求書発行や作業実績のデータ入力を一人でやっていることがよくあります。
事業フェーズによって異なりますが、時間にすると月10~15時間くらいで、多い人は月20時間です。経営者が入力作業という単純作業をやっているのが、本当にもったいないと思います。

ポイント1でもお伝えした通り、データ蓄積は「土づくり」と一緒で中長期な取り組みです。
一人でやるのではなく、チームで「継続するデータ入力体制」を作っていきましょう!
チームの最小人数は、運用責任者である経営者とデータ入力スタッフの2名です。
実際にスター農家クラウドの活用支援でも、まずは最小人数から始めます。
経営者からは「時間が空いた」、入力スタッフさんからは「社長の大変さが分かった、数字の意識を持つようになった」などの声もあります。

③単純作業は外部委託してみましょう!

ポイント2でデータ推進チームを作ることを勧めましたが、「社内にパソコンスキルの高い人がいない、教える時間がない」という問題もあると思います。
そんな時にオススメなのがクラウドソーシングやバイトアプリです。
クラウドソーシングでは、ランサーズやクラウドワークスが有名どころです。バイトアプリではタイミーが有名です。
データ作成・データ入力・資料作成などパソコンスキルの得意な人に業務を委託できます。私も過去に活用した経験があり、めちゃくちゃ便利です。

外部委託コストを単純なコストとみるか投資コストとみるかで判断が分かれると思います。
私の個人的な意見としては、経営者の単純作業時間が未来に向けての思考を整理する時間・休める時間に代替できるのであれば投資コストと思っています。
1か月~3か月など短期間からでも活用できます。是非一度チャレンジしてみてください!
あと副次的な効果としては、外部に作業委託しないといけないので、プロジェクト管理スキルや言語化スキルが鍛えられます(笑)

④データ蓄積の初めの一歩は手書きでもOK

色んな情報を集めたい気持ちを抑えて、まずはスモールスタート。
なぜなら、意気込み過ぎると途中で入力することに躓くからです。
オススメは、1~2週間の試験期間を作り、手書きでデータ蓄積すること。この試験期間で蓄積するデータ項目の選定、チームメンバーの入力時間見積など継続するデータ入力体制の土台作りを集中的に行います。体制に問題がなければ、エクセルなどでデータ蓄積スタートです。
試験期間を設けることで、運用体制をあれこれ変えずに済み、現場の混乱を最小限にすることができます。

但し、現場負担を少なくすることを意識し過ぎると、経営者が意思決定できないデータになっている可能性があります。【意思決定できる質の良いデータを取ること】と【現場負担】のバランスが大切です。

⑤仕事PCに投資する

最近は色んなアプリをクラウドで活用する機会が多くなり、ノートPCやデスクトップPCのスペックが低いと日常業務にストレスを感じます。
スター農家クラウドで支援する農家さんにも「パソコンの動きが遅い」という人には、まずは「仕事用PCを買い換えてください」とお伝えしています。

私のおすすめの仕事用PCスペックは以下の通りです。
-------------------------------------------------------------------------
CPU :Inetl corei7以上 AMD Ryzen7以上 
メモリ:16GB
ハード:512GB
-------------------------------------------------------------------------
これぐらいのスペックを探すと家電量販店では国産メーカだと20万ぐらいになります。少し高いです…。なので仕事PC購入するときはDELLやHPをオススメしています。
セール時期を狙って各メーカーのネットで買えば、10万~15万で私がお勧めするスペックを購入できます。
※値段はノートPCにするかデスクトップPCにするか、画面の大きさによって変わります。

⑥エクセルの入力ルールについて学ぶ

色んな農家さんのエクセルデータを見る機会があります。おそらく100件くらいは見ているのではないかと思います。

①すごいシンプルで使いやすいなと思うもの
②使いにくいな思うもの
この2つに分類した場合、私が農家さんから貰ったエクセルの9割以上は、②の使いにくいだろうなに分類されます。
但し、これは難しいことではありません。データの入力ルールを知っていれば、誰でも使いやすくすることができます。

2020年11月に総務省が公開したデータ入力のルールがとても分かりやすいコンテンツとなっています。私のスター農家クラウドの活用支援するチームメンバーに共有しています。是非一度確認して、自分のエクセルを改善してみてください。

統計表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法

⑦システムはデータのインポート機能があるものを選ぶ

皆さん農業アプリや販売管理や会計ソフトなど、沢山のシステムを使っているかと思います。
そのシステムを選定するポイントの一つがエクセルファイルやCSVファイルを一括でデータインポートできる機能です。
これだけで大幅なデータ入力時間を大幅に簡素化できる可能性があるからです。現場で頻繁に見かける問題は以下2つです。

①大量のデータ入力はやりづらく、途中でデータ入力を挫折する問題
農業アプリは1件1件入力する仕様になっていることが多く、どうしても大量のデータ入力をするのに不向きで、データ入力が面倒くさいという意見。

②データの二重入力問題
活用しているシステムでデータインポートをする機能がないため、二重入力が良く現場で起こっています。
先日もシステム間の連携をするために、毎月4~5時間掛けてデータを二重入力する現場がありました。

システムを使ってはいるけど入力が面倒と思われている方は、まずお使いのシステムにインポート機能があるかチェックしてみましょう!
インポート機能があったらデータ入力のやり方を見直せる可能性大です。
その時はクロスエイジにご相談ください、作業の自動化をご支援します!

2.さいごに

今回は「継続するデータ入力体制作り」のポイントを7つご紹介しました。いかがでしたでしょうか?
私もクロスエイジでは過去10年くらいシステム導入などをやってきました。
特に重要なのは最初の2つ、「①データ蓄積はトップが覚悟を持つ」と「②データ推進チームを作る」です。
あとの5つは、知っていればもっと効果的に「継続するデータ入力体制作り」ができるポイントになります。

最初に言った通り、データ活用は農業で言う「土づくり」です。
失敗経験や小さな成功体験を繰り返しながら、データ活用の勘所を鍛えて行く必要があります。効果的な方法を第3者からアドバイスを受けたい場合は、是非クロスエイジにお声掛けください。

次回のテーマは「データを使ったどう振返りに活用するか(仮)」について記載したいと思います。お楽しみに!

松永 寿朗
松永 寿朗
スター農家クラウド開発責任者/農業プロデューサー

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